Od směn k celému řízení zaměstnanců. Radek Hron vytvořil Staffelo na základě zkušeností ze stovek firem

Směny.cz

Směny.cz fungují od roku 2019 a dnes jejich služby využívají stovky firem včetně společností jako Continental, DHL, Aquapalace, UGO Salaterie nebo Fruitisimo. Jejich hlavním úkolem je plánování směn a evidence docházky. Postupně ale zákazníci začali řešit i další část každodenní práce se zaměstnanci – smlouvy, školení, dokumenty, onboarding nebo úkoly. Právě na těchto zkušenostech letos Radek Hron založil Staffelo. Nová platforma chce spojit HR administrativu s každodenním řízením provozu.

Když firma zaměstnává desítky nebo stovky lidí, samotné naplánování směny je jen začátek.

Je potřeba vyřešit, kdo může pracovat, kdo má dovolenou, kdo onemocněl, kdy zaměstnanec skutečně přišel a kolik hodin odpracoval. U některých firem navíc zaměstnanci přicházejí a odcházejí velmi často. Typické je to například pro gastro, retail nebo další provozy s velkým množstvím brigádníků.

Právě na plánování směn a docházku se od roku 2019 zaměřují Směny.cz.

Za dobu své existence se z nich stal zavedený produkt, který dnes využívají stovky firem. Mezi jejich zákazníky patří například Continental, DHL, Aquapalace, UGO Salaterie nebo Fruitisimo.

A právě díky dlouhodobému kontaktu s těmito firmami začala postupně vznikat myšlenka na další produkt.

Když směna není jen směna

„Směny.cz řeší velmi konkrétní problém – plánování směn a docházku. A funguje to dobře. Postupně jsme ale od zákazníků dostávali další požadavky, které už šly mimo samotné směny,“ říká Radek Hron, který letos založil Staffelo.

Firmy například potřebovaly jednoduše vytvořit dokumenty pro nové zaměstnance, zajistit jejich podpis, předat jim informace k prostudování, evidovat školení nebo kontrolovat, zda zaměstnanec splnil potřebné úkoly.

U firem s velkým množstvím zaměstnanců se přitom tyto činnosti opakují neustále.

Přijde nový brigádník.

Je potřeba vytvořit smlouvu, seznámit ho s pravidly, předat mu dokumenty, zajistit potřebná školení a následně ho zařadit do směn.

Když o několik měsíců později odejde, přijde další člověk a celý proces se opakuje.

Právě tady začal vznikat prostor pro Staffelo.

„Směny.cz mají své místo a jejich hlavní produkt dál rozvíjíme. Staffelo jsme postavili proto, že jsme viděli další problém, který zákazníci řeší. Nechtěli jsme jen přidávat další a další funkce do původního produktu, ale vytvořit platformu, která bude od začátku řešit širší část práce se zaměstnanci,“ vysvětluje Hron.

Zaměstnanec od nástupu po každodenní práci

Staffelo proto kombinuje několik oblastí, které firmy často řeší samostatně.

Na jedné straně je personální administrativa: · zaměstnanci a jejich údaje, · pracovní smlouvy a další dokumenty, · onboarding, · školení, · dokumenty k přečtení a potvrzení, · absence a dovolené.

Na druhé straně je každodenní provoz: · plánování směn, · evidence docházky, · úkoly, · checklisty, · komunikace, · řízení jednotlivých provozů.

Cílem je, aby firma nemusela mít pro každou z těchto činností jiný nástroj.

Součástí platformy je i AI asistent, který uživatelům pomáhá rychleji se zorientovat v systému a najít odpovědi na běžné otázky – od zbývající dovolené přes nastavení směn až po to, kde v systému vyplnit potřebný dokument. Cílem není nahradit HR tým, ale ušetřit čas u opakovaných dotazů, které jinak zabírají čas personalistům i vedoucím směn.

Podpis dokumentů přitom nemusí probíhat papírově. Staffelo umožňuje elektronické podepisování, takže zaměstnanec může smlouvu nebo jiný dokument podepsat přímo v mobilu nebo v počítači, bez nutnosti cokoliv tisknout nebo skenovat.

Typický scénář může vypadat například takto:

Firma přijme nového zaměstnance.

Personalista v Staffelu vytvoří jeho profil, připraví pracovní dokumenty a pošle mu je k vyřízení. Zaměstnanec následně dostane potřebné informace a školení, seznámí se s interními pravidly a poté je zařazen do směn.

Jakmile začne pracovat, Staffelo řeší i samotnou docházku, směny a každodenní úkoly.

Od prvního dne zaměstnance až po jeho každodenní práci tak firma pracuje s jedním systémem.

Nejen evidence, ale i data pro rozhodování

Jakmile firma všechny tyto informace eviduje na jednom místě, vzniká další problém: co s daty dělat.

Majitel nebo HR manažer například potřebuje vědět, kolik lidí ve firmě přibylo nebo odešlo, jaká je fluktuace, kolik dní zaměstnanci promarodili nebo jak rychle čerpají dovolenou.

Dříve se podobné reporty často připravovaly ručně z několika tabulek a systémů.

Staffelo proto rozšiřuje platformu také o BI reporty a HR analytiku. Data, která už firma v systému používá pro běžnou práci, se automaticky promítají do přehledů pro management a HR.

V HR reportech tak firma vidí například vývoj počtu zaměstnanců za posledních 12 měsíců, nástupy a odchody, měsíční i kumulativní fluktuaci nebo rozdělení odchodů podle jejich typu. Reporty zahrnují také nemocnost, počet dnů pracovní neschopnosti, čerpání dovolené nebo strukturu zaměstnanců podle pracoviště, oddělení, pozice či nákladového střediska.

Důležité je, že kvůli tomu není potřeba vytvářet další tabulky.

Reporty se plní automaticky z dat, která už ve Staffelu existují. Fluktuace vychází například z evidence zaměstnanců a offboardingu, nemocnost a dovolená z modulu Absence a struktura zaměstnanců z jejich pracovního zařazení.

Data ze Staffela je navíc možné exportovat i do účetních systémů POHODA nebo Pamica. Mzdová účetní tak nemusí docházku a odpracované hodiny znovu ručně přepisovat – informace, které už firma v systému má, se dají rovnou použít i pro zpracování mezd.

Pro majitele firmy to znamená rychlý přehled o tom, co se s organizací děje. Pro HR manažera zase podklady pro pravidelný reporting vedení bez nutnosti každý měsíc ručně skládat čísla v Excelu.

Tím se Staffelo postupně posouvá od nástroje pro evidenci zaměstnanců k systému, který umožňuje na základě těchto dat také řídit firmu.

Proč především právě gastro

První zákazníci Staffela přicházejí především z gastronomie a dalších oborů, kde se zaměstnanci často střídají.

Dává to smysl.

Restaurace, kavárny, hotely nebo další provozy mohou během roku nabrat desítky nových lidí. Často jde o brigádníky nebo zaměstnance na směny, u kterých je potřeba rychle vyřešit nejen samotné plánování práce, ale také veškerou administrativu spojenou s jejich nástupem.

Staffelo funguje i jako mobilní aplikace, což je zásadní hlavně pro obory jako gastro nebo retail, kde zaměstnanci často nemají pracovní e-mail ani přístup k počítači. Směny, docházku, úkoly i dokumenty tak mohou řešit přímo z telefonu.

Právě v takovém prostředí se opakované procesy rychle nasčítají.

Nový zaměstnanec znamená smlouvu.

Smlouva znamená dokumenty.

Dokumenty znamenají seznámení s pravidly.

Pravidla mohou znamenat školení.

A následně přichází směny, docházka a konkrétní práce.

Staffelo chce celý tento proces propojit.

„Od začátku jsme měli pocit, že nejsme jen další klient, ale že se nám opravdu snaží pomoci a najít řešení, které bude fungovat právě pro nás. Velmi si vážíme vstřícného přístupu, ochoty a rychlé komunikace celého týmu. Staffelo nám usnadnilo každodenní personální agendu a spolupráce s nimi je pro nás vždy příjemná a bezproblémová,“ říká Kamila R. z FitKitchen, jedné ze zákaznic Staffela.

Přestože je produkt nový, tým nemusí hledat cestu k zákazníkům úplně od začátku. Za projektem stojí zkušenost ze Směny.cz a především několik let zpětné vazby od firem, které řeší zaměstnance a směnný provoz v praxi.

„Je velký rozdíl stavět produkt podle toho, co si myslíte, že firmy potřebují, a stavět ho podle toho, co vám firmy skutečně říkají. U Staffela máme obrovskou výhodu v tom, že ty problémy známe z praxe,“ říká Hron.

Staffelo zatím používají desítky klientů, především právě z gastronomie a dalších oborů s vysokou fluktuací zaměstnanců. Počet zákazníků podle Hrona roste každý měsíc.

Zákazníci určují další směr

Jedním z hlavních principů Staffela má být právě vývoj podle reálných potřeb firem.

Pokud zákazník řeší nástup desítek nových zaměstnanců, systém mu má pomoci celý proces zjednodušit.

Pokud má firma několik provozoven, potřebuje mít přehled o zaměstnancích, směnách a úkolech na jednotlivých místech.

A pokud vedoucí každý den kontroluje desítky stejných věcí, dává smysl převést je do checklistu místo toho, aby zůstávaly na papíře nebo v chatu.

Další vrstvou jsou data. Pokud už firma v systému eviduje zaměstnance, jejich nástupy a odchody, absence, dovolené nebo pracovní zařazení, není důvod tato data znovu ručně přepisovat do reportů.

Nejde tedy jen o to přidávat do systému další funkce.

Cílem je postupně pokrýt co největší část opakované práce, která vzniká kolem zaměstnanců a provozu, a zároveň z těchto dat nabídnout firmě informace, podle kterých může dělat lepší rozhodnutí.

Dvě platformy, jeden směr

Směny.cz a Staffelo tak dnes mají rozdílné role.

Směny.cz jsou zavedený produkt postavený kolem plánování směn a docházky, který od roku 2019 vyrostl na stovky firem.

Staffelo je nový produkt, který na těchto zkušenostech staví a rozšiřuje je o další část fungování firmy – od nástupu zaměstnance přes dokumenty a školení až po každodenní úkoly, provoz a HR analytiku.

Pro Radka Hrona tak Staffelo není odchodem od toho, co už funguje.

Je to další krok.

„Směny.cz nám ukázaly, jak firmy pracují se směnami a zaměstnanci. Staffelo je pro nás možnost jít ještě dál a řešit celý proces, nejen jeho jednu část.“

Staffelo vzniklo v lednu 2026, ale už dnes má desítky zákazníků a jejich počet každý měsíc roste.